Od jakiego pytania zależy rozliczenie VAT w sklepie twórcy?
Agencja, która prowadzi sklep twórcy, prędzej czy później może dostać od księgowego pytanie, kto tu właściwie sprzedaje. Rzadko pada ono przed premierą, bo wtedy wszyscy zajmują się produktem. Pada później, gdy trzeba skorygować dokumenty z kilku miesięcy sprzedaży.
Od razu jedno zastrzeżenie. Ten tekst nie jest poradą podatkową. Nie podaję w nim stawek ani interpretacji przepisów. Pokazuję, jakie decyzje musisz podjąć i o co zapytać księgowego albo doradcę podatkowego.
Klient, który kupuje kubek albo książkę twórcy, zawiera umowę sprzedaży z konkretnym podmiotem. Może nim być firma twórcy, Twoja agencja albo partner, który przejmuje rolę sprzedawcy. Od tego wyboru zależy, kto wykazuje przychód z całej sprzedaży, kto wystawia klientowi dowód zakupu i kto odpowiada przed nim za produkt.
W mojej ocenie ta decyzja zbyt często zapada przypadkiem. Sklep zakłada ten, kto ma akurat czas, a płatności podpina się do konta, które jest pod ręką. Potem regulamin sklepu wskazuje twórcę, płatności wpływają na konto agencji, a umowa milczy. Dla księgowego to trzy różne odpowiedzi na jedno pytanie.
Dlatego zanim sklep zacznie sprzedawać, ustal jedną odpowiedź i wpisz ją tak samo w umowie z twórcą, w regulaminie sklepu i w ustawieniach płatności. Jak zapisać w umowie, kto pobiera płatność i w jakiej kolejności idą potrącenia, opisuję w tekście o tym, jak rozliczać się z twórcą z jego sprzedaży.
Jakie modele sprzedaży wybierają agencje i jakie mają skutki dla VAT?
Widzę trzy modele. Różnią się tym, kto jest sprzedawcą wobec kupującego, a razem z tą rolą przesuwa się przychód i odpowiedzialność za zwroty.
Sprzedawcą jest twórca
Agencja obsługuje sklep twórcy jako usługodawca, a dokumenty sprzedaży idą na jego firmę. Ten model daje twórcy kontrolę i przejrzystość. Agencja nie pokazuje w swoich wynikach obrotu, który do niej nie należy, i fakturuje twórcę za obsługę oraz za swój udział w sprzedaży.
Haczyk jest taki, że twórca musi być gotowy na rolę sprzedawcy. Potrzebuje formy prowadzenia sprzedaży, księgowego i kogoś, kto co miesiąc dostanie od Ciebie dane o sprzedaży i zwrotach.
Sprzedawcą jest agencja
Agencja sprzedaje produkty twórcy we własnym imieniu, a twórca dostaje udział w sprzedaży. Masz większą kontrolę nad pieniędzmi i decyzjami, ale razem z pełnym przychodem przejmujesz obowiązki sprzedawcy. To Ty wystawiasz dokumenty kupującym i to Ty pilnujesz, żeby pieniądze twórcy nie mieszały się z pieniędzmi agencji.
Jeśli w tym modelu agencja dokłada się do produktu i myśli o czymś więcej niż udział w sprzedaży, to już rozmowa o współwłasności marki twórcy, z osobnymi skutkami dla obu stron.
Sprzedawcą jest partner (Merchant of Record)
Trzecia droga to oddanie roli sprzedawcy partnerowi, czyli model Merchant of Record. Partner przyjmuje płatności, wystawia faktury kupującym i prowadzi zwroty. Po rozliczeniu okresu wypłaca udziały twórcy i agencji. Twórca nie musi sam fakturować kupujących, a agencja nie trzyma cudzych pieniędzy na swoim koncie. Sam mechanizm opisuję w tekście o Merchant of Record.
U nas w Imker działamy właśnie w tym modelu, a z agencją rozliczamy się jedną fakturą miesięcznie. Obsługa sklepu jest dla Ciebie wtedy zwykłym kosztem usługi.
Model pośredni, czyli we własnym imieniu na rachunek twórcy
Bywa też tak, że agencja sprzedaje we własnym imieniu, ale na rachunek twórcy, na zasadach zbliżonych do komisu albo usługi pośrednictwa. Skutki podatkowe takiego układu bywają mniej oczywiste niż w trzech modelach powyżej, a drobne różnice w umowie potrafią zmienić to, kto co wykazuje. Jeśli rozważasz takie rozwiązanie, poproś doradcę podatkowego o opinię na piśmie, zanim podpiszesz umowę z twórcą.
| Model | Kto jest sprzedawcą | Kto wystawia dokumenty kupującemu | Kto wykazuje przychód ze sprzedaży | Co fakturuje agencja | O co zapytać księgowego |
|---|---|---|---|---|---|
| Sklep na koncie twórcy | Twórca | Twórca (nawet jeśli technicznie robi to agencja w jego sklepie) | Twórca | Twórcę, za obsługę sklepu i udział w sprzedaży | Czy twórca ma właściwą formę prowadzenia sprzedaży i co zmieni premiera w jego obowiązkach VAT |
| Sklep na koncie agencji | Agencja | Agencja | Agencja, z całej sprzedaży | Kupujących, za produkty, a twórcy wypłaca jego udział | Na jakiej podstawie wypłacać udział twórcy i jak ująć zwroty oraz zestawy |
| Sprzedaż przez partnera (Merchant of Record) | Partner | Partner | Partner | Swój udział rozlicza z partnerem, a formę dokumentu określa umowa z nim | Jak ująć udział wypłacany przez partnera i koszt jego usługi |
Co, gdy twórca nie ma firmy albo nie jest płatnikiem VAT?
Nie każdy twórca prowadzi działalność gospodarczą. Część rozlicza współprace z markami na umowach zlecenia lub o dzieło. Inni mają firmę, ale korzystają ze zwolnienia z VAT, bo dotąd ich przychody były niewielkie, więc formalnie nie są czynnymi podatnikami VAT. Dla obu grup własny produkt to zmiana, którą trzeba omówić, zanim ruszy przedsprzedaż.
Załóżmy, że twórca bez firmy chce być sprzedawcą w swoim sklepie. Wtedy pierwszą decyzją nie jest wybór platformy sklepowej, tylko forma prowadzenia sprzedaży. Ścieżki dostępne dla takiej osoby zebrałem w tekście o tym, czy twórca bez działalności gospodarczej może sprzedawać własne produkty. Jedną z nich jest właśnie partner jako sprzedawca.
Gorzej, gdy twórca korzysta ze zwolnienia z VAT, a premiera okaże się udana. Może wtedy szybko znaleźć się nad limitem zwolnienia i zmienią się jego obowiązki podatkowe, czasem w trakcie roku. Lepiej, żeby księgowy usłyszał o tym przed premierą niż z wyciągu bankowego.
Twoja rola nie polega na rozstrzyganiu tych kwestii. Polega na tym, żeby zadać pytanie wcześnie i dać księgowemu twórcy dane do decyzji, czyli planowaną datę premiery i szacowaną sprzedaż.
Dlaczego produkty w jednym sklepie mogą mieć różne stawki VAT?
W jednym sklepie twórcy mogą stać obok siebie książka drukowana, ebook, koszulka i kurs online. Te produkty mogą mieć różne stawki VAT, a czasem stawka zależy od szczegółów, na przykład od tego, czy książka ma numer ISBN. Jeśli planujesz wydanie książki, ustal to już na etapie przygotowania tytułu. Przebieg całego procesu znajdziesz na stronie o self-publishingu.
Najwięcej pytań budzą zestawy. Książka z zakładką i torbą sprzedawana za jedną cenę to kilka produktów w jednym zamówieniu, a księgowy musi wiedzieć, jak rozdzielić cenę zestawu między jego elementy. To samo dotyczy gratisów dorzucanych do zamówień w dniu premiery. Dorzucasz coś „od serca” w ostatniej chwili? Dla księgowego to kolejna pozycja do opisania.
Zanim zatwierdzisz listę produktów i zestawów, prześlij ją księgowemu sprzedawcy i poproś o przypisanie stawki do każdej pozycji. W modelu z partnerem jako sprzedawcą tę listę dostaje księgowość partnera.
Jak rozliczać zwroty, korekty i klientów z zagranicy?
Każdy zwrot to korekta sprzedaży, którą musi ująć sprzedawca. Jeśli zwroty obsługuje agencja, a sprzedawcą jest twórca, ustal, kto i w jakim terminie przekazuje jego księgowemu informację o zwrotach. Bez tego wyniki sprzedaży, które pokazujesz twórcy, nie będą się zgadzać z jego księgowością.
Druga sprawa to klienci spoza Polski. Społeczność twórcy często mieszka także za granicą, a zamówienia od klientów z innych krajów Unii mogą zmienić sposób rozliczenia sprzedaży. Jeśli sklep ma od początku wysyłać za granicę, powiedz o tym księgowemu przed premierą, a nie po pierwszej paczce za granicę.
Co przynieść na rozmowę z księgowym przed premierą?
Dobra, najprostszy krok, który możesz zrobić już teraz. Umów jedno spotkanie przed premierą, w którym siedzisz Ty, twórca i jego księgowy. Przynieś na nie cztery informacje.
- Wybrany model sprzedaży, czyli kto jest sprzedawcą wobec kupującego.
- Listę produktów i zestawów, razem z gratisami.
- Datę premiery i szacowaną sprzedaż.
- Kraje, do których sklep będzie wysyłać.
Z takiego spotkania wychodzisz z ustawieniami do sklepu i zapisami do umowy, a nie z korektami po fakcie.
Na jutro proponuję Ci jedno ćwiczenie. Weź sklep twórcy, który już prowadzisz albo który właśnie startuje, i sprawdź, kto jest wskazany jako sprzedawca w trzech miejscach, czyli w umowie z twórcą, w regulaminie sklepu i w ustawieniach operatora płatności. Jeśli choć jedno miejsce mówi co innego niż pozostałe, masz pierwszy punkt na spotkanie z księgowym.
Najczęstsze pytania
