Zwroty pieniędzy
Jak oddać klientowi pieniądze – w całości albo w części – bez wychodzenia z panelu.
Kiedy to działa
Automatyczny zwrot obsługujemy dla zamówień opłaconych przez PayU i Paynow. Panel sam rozpoznaje, u którego operatora klient zapłacił – nie wybierasz tego ręcznie i nie musisz nic dodatkowo włączać, bo zwrot korzysta z tych samych kluczy, którymi przyjmujesz płatności. Kolejne bramki dokładamy – przy pozostałych metodach płatności zwrot trzeba na razie wykonać w panelu operatora.
Zwrot to operacja na prawdziwych pieniądzach, więc przycisk widzi właściciel sklepu. Obsługa zamówień go nie ma.
1. Zleć zwrot
Otwórz zamówienie i kliknij Zwrot pieniędzy. W oknie zobaczysz, ile klient zapłacił i ile pozostało do zwrotu. Kwota jest podpowiedziana w pełnej wysokości, ale możesz ją zmniejszyć – tak robisz zwrot częściowy, na przykład za jeden produkt albo za samą dostawę.
Powód jest opcjonalny, ale warto go wpisać – zapisujemy go w historii zwrotów, więc później wiadomo, czego dotyczył. Przy PayU trafia dodatkowo do panelu operatora; Paynow przyjmuje tylko cztery z góry ustalone kategorie, więc tam Twojej notatki nie zobaczysz.
2. Poczekaj na potwierdzenie
Operator najpierw przyjmuje zlecenie, a wynik znamy po chwili. Dlatego zaraz po kliknięciu zwrot ma stan Zlecony u operatora, a dopiero po potwierdzeniu Zwrócony klientowi. Do tego czasu nie informuj klienta, że pieniądze wróciły.
Przy PayU potwierdzenie przychodzi zwykle w kilkadziesiąt sekund. Przy Paynow trwa to nieco dłużej, zwykle do pięciu minut, bo tamta bramka nie przysyła powiadomienia sama – to my pytamy ją o wynik. Nic nie musisz odświeżać ani klikać drugi raz.
Pieniądze wracają na to samo konto lub kartę, z której klient zapłacił. Kiedy fizycznie do niego dotrą, zależy od jego banku.
3. Sprawdź historię
Pod zamówieniem jest tabela Zwroty pieniędzy: data, kwota, stan, powód i osoba, która zwrot zleciła. Widać tam również próby nieudane razem z powodem odmowy – to ważne, bo nieudany zwrot nie dzieje się po cichu.
Kilka zwrotów do jednego zamówienia
Możesz zwracać w ratach – system pilnuje, żeby suma nie przekroczyła wpłaty, i za każdym razem podpowiada, ile jeszcze zostało. Gdy wszystko zostało zwrócone, przycisk znika.
Gdy operator odmówi
Nieudany zwrot nie dzieje się po cichu: zostaje w historii razem z powodem, a jego kwota wraca do puli, więc możesz spróbować jeszcze raz.
PayU – najczęstsze powody:
- Brak środków na koncie sprzedawcy – PayU pobiera pieniądze na zwrot z Twojego salda. Zasil konto i ponów zwrot; kolejki nie ma, nieudana próba zostaje w historii.
- Minął czas na zwrot – przy starszych transakcjach PayU nie pozwala już zwrócić pieniędzy tą drogą. Zostaje przelew zwykły albo kontakt z PayU.
- Zbyt wiele prób – odczekaj i spróbuj ponownie.
Paynow – najczęstsze powody:
- Brak środków na koncie sprzedawcy – tak samo jak w PayU, zwrot idzie z Twojego salda. Zasil konto i ponów.
- Karta klienta nie przyjmuje zwrotu albo jego konto zostało zamknięte – skontaktuj się z klientem i ustal inną drogę, na przykład zwykły przelew.
- Paynow chwilowo niedostępne – odczekaj kilka minut i spróbuj ponownie.
Zwroty a raporty
Potwierdzone zwroty przestają być liczone jako przychód. W Zestawieniu dla księgowości masz pozycje Zwroty do klientów i Sprzedaż po zwrotach, osobną sekcję z listą zwrotów oraz kolumnę przy zamówieniu.
Zwrot liczy się do miesiąca, w którym został potwierdzony, a nie do miesiąca zamówienia. Dzięki temu raport za zamknięty miesiąc nie zmienia się wstecz, gdy oddasz komuś pieniądze kilka tygodni po sprzedaży.
Uwaga: zwrot pieniędzy nie zmienia sam z siebie statusu zamówienia ani nie wystawia faktury korygującej. Jeśli towar wraca do magazynu, użyj osobno przycisku zwrotu zamówienia; korektę wystawia się w systemie fakturowym.