Faktury zaliczkowe w inFakt - tryb przedsprzedaży

Jak w SalesCRM wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe przez inFakt, gdy prowadzisz przedsprzedaż i pobierasz płatność przed wydaniem towaru.

Do czego służy tryb przedsprzedaży

Gdy klient płaci za zamówienie, zanim wyślesz mu towar (na przykład w przedsprzedaży lub przedpremierowej sprzedaży książki czy produktu fizycznego), pobierasz de facto zaliczkę na poczet przyszłej dostawy. W takim przypadku na wpłatę wystawia się fakturę zaliczkową, a dopiero przy wydaniu towaru - fakturę końcową (rozliczeniową), która domyka zaliczkę.

Standardowo inFakt w SalesCRM wystawia po opłaceniu zamówienia zwykłą fakturę VAT. Tryb przedsprzedaży zmienia to zachowanie tak, aby dokumenty były zgodne z rozliczaniem zaliczek - bez ręcznego wystawiania czegokolwiek w inFakt.

Jak to działa w SalesCRM

Po włączeniu trybu przedsprzedaży obieg dokumentów wygląda tak:

1. Klient opłaca zamówienie - SalesCRM wystawia w inFakt fakturę zaliczkową (seria ZAL) na wpłaconą kwotę, zamiast faktury VAT. Faktura ma nadany numer i widnieje na zamówieniu w sekcji Dokumenty sprzedażowe.
2. Wysyłasz towar - w momencie oznaczenia paczki jako wysłanej SalesCRM automatycznie wystawia fakturę końcową (rozliczeniową, seria RZL), która rozlicza wcześniejszą zaliczkę. Przy pełnej przedpłacie kwota „do zapłaty” na fakturze końcowej wynosi 0 zł.

Pozostałe ustawienia integracji inFakt (automatyczne wystawianie po płatności, automatyczne wysyłanie dokumentu do klienta, faktury proforma) działają jak dotychczas - zmienia się tylko rodzaj wystawianego dokumentu na etapie płatności.

Włączenie trybu przedsprzedaży krok po kroku

1. W panelu SalesCRM przejdź do Konfiguracja > Integracje.
2. W zakładce Faktury i rozliczenia odszukaj pozycję System księgowy inFakt i kliknij obok niej przycisk Edytuj.
3. Zaznacz opcję „Wystawiaj faktury zaliczkowe (zamiast faktur VAT)”.
4. Kliknij Aktualizuj na dole formularza.

Od tej chwili nowe opłacone zamówienia będą dokumentowane fakturą zaliczkową zamiast faktury VAT.

Faktura końcowa - automatycznie i ręcznie

Fakturę końcową domykającą zaliczkę można wystawić na dwa sposoby:

• Automatycznie przy wysyłce - gdy oznaczasz paczkę zamówienia jako wysłaną, faktura końcowa wystawia się sama. To domyślny, bezobsługowy przebieg.
• Ręcznie na zamówieniu - jeśli chcesz wystawić fakturę końcową wcześniej niż przy wysyłce, wejdź w dane zamówienia i w sekcji Dokumenty sprzedażowe kliknij „Wystaw fakturę końcową”. Przycisk pojawia się tylko wtedy, gdy zamówienie ma już fakturę zaliczkową i nie ma jeszcze faktury końcowej.

Dla danego zamówienia faktura końcowa jest wystawiana jeden raz - po jej utworzeniu przycisk znika, a na zamówieniu widoczne są oba dokumenty: zaliczkowy i końcowy.

Zakończenie przedsprzedaży

Gdy przedsprzedaż się kończy i wracasz do normalnej sprzedaży „towar od ręki”, wróć do Konfiguracja > Integracje > Faktury i rozliczenia > inFakt > Edytuj i odznacz opcję „Wystawiaj faktury zaliczkowe”. Kolejne opłacone zamówienia będą znów dokumentowane zwykłą fakturą VAT. Zamówienia z wystawioną już fakturą zaliczkową rozliczysz normalnie fakturą końcową (automatycznie przy wysyłce lub ręcznie).